Gerenciamento financeiro simples - Planilha de Fluxo de Caixa.

Não gosto do nome empresa!!! Empresa vem de empreendimento que, claro, deriva de empreender. E esse é o problema!

Todos nós empreendemos em maior ou menor grau. Na prática, decidir-se por onde comer, por exemplo, é uma forma de empreendimento - analisam se custo, valor disponível, custo x benefício, dentre outros. Alguns autores chegam ao ponto de chamar de empreendedor aquele que "quebra" algumas vezes, desde que tire aprendizado destas fatalidades.

Prefiro organização: dá um tom mais formal, mais imponente, mais organizado! E é sobre organização que vamos falar hoje!

Uma organização não pode ser mais ou menos cuidada por seu tamanho.Devem ser vigiadas com atenção, pois derivam em um mercado na qual elas não controlam. Por isso se realizam diversas análises ambientais, das quais falaremos em outro momento. No país, a grande maioria das empresas é de porte micro ou pequeno, segundo o Sebrae, o que me faz pensar que essas são, em sua maioria, fonte una e única de renda e sobrevivência para seus proprietários.

E aí é onde entra o grande problema: embora saibam que dependem delas, não acreditam que devem aprender coisas para faze-las crescer - ou mesmo se manter!, e em muitos casos não dão a atenção necessária ao futuro.

"Ora, se prever o futuro é tão importante, porque as empresas não contratam tarólogos para a gerência?", poderia dizer alguém. Infelizmente, o nível de precisão deles não é mais acertado que o de quem dispõe de ferramentas simples para gerenciamento financeiro, como uma Planilha de Fluxo de Caixa (PFC).

Veja, não estamos aqui falando do Demonstrativo (DFC), gerado pela Contabilidade, mas de uma ferramenta de uso cotidiano. E não adianta achar que por você ser dono do negócio de menor porte imaginável está abonado a seu desuso!

Hum... e o que é isso???

DFC é costumeiramente uma planilha eletrônica (Excel, por exemplo), na qual se lançam as entradas e saídas de caixa (dinheiro) da empresa. Ela pode ser astutamente utilizada como uma ferramenta previsional de disponibilidades de valores e, também, de cumprimentos de obrigações. Mais do que isso, pode ser uma forma relativamente segura de precificação de produtos, um indicador interessante dos gastos da empresa em determinadas áreas e um direcionador de investimentos - tudo ao mesmo tempo!

E como fazer???

Não há uma regra geral para a execução do DFC. Essa é uma vantagem interessante desta ferramenta, que pode ser adaptada para o seu negócio de acordo com sua necessidade. Em geral, nomeamos a coluna A (utilizaremos os nomes do Excel aqui) com os nomes das contas que vamos utilizar e a linha 1 com a data - prefiro trabalhar com período mensal, como já dito, de se trabalhar em períodos maiores ou menores.

É importante dividir a planilha em entradas e saídas, e ainda fazer tantas subdivisões quanto se achar necessário destas. Em entradas, podemos criar contas de:

- saldo (para se colocar o valor que se encontra disponível)
- bancos

- à vista
- à prazo (lembrando que aqui é interessante colocar a data prevista para o recebimento do direito)
- empréstimos

- outras entradas

Para as saídas, é interessante uma divisão em grandes grupos (entre parênteses algumas sugestões para subdivisões), para se facilitar a leitura da mesma. Sugiro utilizar:

- despesa de pessoal (salários, encargos, vales, planos de saúde, etc.)

- despesa administrativa (despesas bancárias, contabilidade, jurídico, água/luz/telefone, etc)

- despesa operacional (aquisição de insumos, fretes, dentre outros)

- impostos e tributos

Assim, subtraindo-se as saídas das entradas tem-se o saldo do período. Ajuda na leitura e compreensão da planilha se cada grande grupo tiver seu próprio somatório!

Mas, como dissemos, o DFC pode ser utilizada para outras finalidades. Então:

Para previsionamento:

Lance no DFC os valores previstos para pagamento e recebimento e acompanhe os saldos. Assim, você poderá se decidir por tomar empréstimos, se necessário, com antecedência, e poderá negociar melhor as taxas e condições com os financiadores. Por outro lado, poderá optar por fazer investimentos que exigem carência, sem ter de pagar IOF e outras taxas para retirada de valores adicionais.

Para definição de preço de venda:
É claro que quem define o preço de venda é o mercado, mas ele te dá uma folga para poder trabalhar - afinal, não é todo mundo que tem a mesma planilha de gastos. Assim, faça uma análise vertical da planilha por grupos e descubra qual fatia do seu faturamento é necessária para cobrir seus gastos. Determine o percentual de lucro que lhe pareça favorável e utilize estes dados para formar seu lucro sobre o Custo da Mercadoria Vendida (CMV).

Para orientar seus investimentos e aferir seus custos:

Perceba qual a capacidade de pagamento da organização (lembre-se que não adianta tornar mais elástico o percentual de lucro - o mercado te barra!) e planeje os investimentos e pagamentos necessários. Para aferir os custos, pode-se subdividir a planilha em setores e, assim, observar as oscilações e se obter onde estão sendo alocados os recursos que deveriam fazer seu negócio girar.

É... o post ficou longo, né?! Mas é bom se atentar, pois a maioria das MPEs quebram pela má gestão financeira. Então, vamos executar!